Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 18 septembre 2026

La société IA (SAS au capital de 1 000 €, SIREN 984 560 268, 19 rue Lepelletier, 59800 Lille) s'engage à protéger la vie privée des utilisateurs de la plateforme BailPilot. La présente politique décrit les modalités de collecte, de traitement et de protection de vos données personnelles, conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (UE 2016/679) et à la loi Informatique et Libertés.

1. Responsable du traitement

• Responsable : IA, représentée par Ghislain Becquart, Président
• Adresse : 19 rue Lepelletier, 59800 Lille
• Email : contact@bailpilot.com

2. Données collectées

2.1 Données d'inscription

Lors de la création de votre compte : nom, prénom, adresse email, mot de passe (chiffré), nom de l'organisation.

2.2 Données métier

Les données que vous saisissez dans l'application : informations des baux (adresses, loyers, dates), coordonnées des bailleurs, documents uploadés (PDF), chiffres d'affaires, notes et commentaires. Ces données sont strictement isolées par organisation via un système de Row Level Security.

2.3 Données de navigation

Adresse IP, type de navigateur et d'appareil, pages consultées, durée de visite, page d'origine. Sur le site public, ces informations ne sont exploitées à des fins statistiques que si vous avez accepté la mesure d'audience (article 8). En l'absence d'acceptation, aucun cookie de mesure n'est déposé et aucune donnée de navigation n'est transmise à un tiers. Aucun cookie publicitaire, aucun profilage et aucune revente de données ne sont pratiqués, et la mesure d'audience n'est jamais activée dans l'espace client authentifié.

2.4 Données du formulaire de contact

Nom, email, message, et éventuellement numéro de téléphone et nom de l'entreprise.

3. Finalités et bases légales

4. Destinataires des données

Vos données sont accessibles uniquement par :

• Les membres autorisés de votre organisation (selon les rôles : admin, membre, lecture seule)
• L'équipe technique de BailPilot, dans le cadre de la maintenance et du support
• Nos sous-traitants techniques : Supabase (hébergement de la base de données et des documents, Union Européenne), Netlify (hébergement du site et de l'application web), Anthropic (analyse des documents et assistant IA, article 9), Google Ireland Limited (mesure d'audience du site public, uniquement si vous l'avez acceptée, article 8)

Aucune donnée n'est vendue, louée ou cédée à des tiers à des fins commerciales ou publicitaires.

5. Hébergement et sécurité

• Hébergement : Supabase, serveurs situés dans l'Union Européenne
• Chiffrement au repos : AES-256
• Chiffrement en transit : TLS 1.3
• Isolation des données : Row Level Security (RLS) par organisation
• Authentification : JWT avec rafraîchissement automatique
• Mots de passe : hachés via bcrypt, jamais stockés en clair

6. Durée de conservation

• Données de compte : conservées pendant la durée de l'abonnement + 3 ans après clôture
• Données métier (baux, documents) : conservées pendant la durée de l'abonnement, supprimées à la clôture sauf obligation légale
• Données de contact : 3 ans après le dernier échange
• Logs de connexion : 12 mois (obligation LCEN)
• Documents PDF déposés en vue d'une analyse : 90 jours, puis suppression automatique du fichier source
• Résultats d'analyse IA rattachés à un bail : durée de l'abonnement
• Conversations avec l'assistant IA et journaux d'utilisation de l'IA : 12 mois
• Cookies de mesure d'audience : 13 mois au maximum ; votre choix (acceptation ou refus) est conservé 6 mois dans votre navigateur

7. Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants :

• Droit d'accès : obtenir la communication de vos données
• Droit de rectification : corriger des données inexactes
• Droit à l'effacement : demander la suppression de vos données
• Droit à la portabilité : recevoir vos données dans un format structuré (JSON)
• Droit d'opposition : vous opposer au traitement pour motif légitime
• Droit à la limitation : demander la suspension du traitement

Pour exercer vos droits, contactez-nous à contact@bailpilot.com. Nous répondrons dans un délai de 30 jours.

BailPilot intègre un bouton « Export RGPD » dans les paramètres de l'application, permettant de télécharger l'intégralité de vos données au format JSON.

8. Cookies et mesure d'audience

8.1 Cookies strictement nécessaires

Ces traceurs sont indispensables au fonctionnement du service et ne requièrent pas votre consentement : authentification (jeton JWT de session), préférences d'affichage (thème clair ou sombre), sécurité. Ils ne servent à aucune finalité publicitaire.

8.2 Mesure d'audience soumise à consentement

Le site public utilise Google Analytics 4 (identifiant de mesure G-C6Y5MN175S, service fourni par Google Ireland Limited) afin de mesurer la fréquentation des pages et d'orienter l'évolution du contenu. Ces cookies ne sont déposés qu'après votre acceptation dans le bandeau présenté lors de votre première visite : aucun script Google n'est chargé tant que vous n'avez pas cliqué sur « Accepter ». Le refus n'a aucune conséquence sur votre navigation.

Cette mesure n'est jamais activée dans l'espace client authentifié ni sur les écrans d'authentification : aucune donnée relative à vos baux, à vos bailleurs ou à votre organisation n'est transmise à Google.

8.3 Durée de validité du consentement

Conformément aux recommandations de la CNIL, les cookies de mesure ont une durée de vie maximale de 13 mois et ne sont pas renouvelés sans un nouveau consentement. Votre choix (acceptation ou refus) est conservé 6 mois dans le stockage local de votre navigateur ; à l'issue de ce délai, le bandeau vous est présenté de nouveau.

8.4 Modifier ou retirer votre choix

Le lien « Gérer les cookies », présent en bas de chaque page du site, efface votre choix et réaffiche le bandeau : vous pouvez ainsi accepter ou refuser à tout moment, aussi simplement que vous avez consenti. Les cookies déjà déposés peuvent également être supprimés depuis les réglages de votre navigateur.

9. Traitements reposant sur l'intelligence artificielle

Deux fonctionnalités de BailPilot reposent sur les modèles d'Anthropic (Claude), qui intervient en qualité de sous-traitant : l'analyse automatique des documents et l'assistant BailPilot.

9.1 Données transmises

• Analyse de documents : le contenu intégral du document déposé (bail, avenant, décompte de charges) est transmis pour extraction. Ce contenu comprend des données d'identification des parties : raison sociale du preneur et du bailleur, nom du représentant légal, numéro SIRET, adresse du siège et des locaux, numéro de téléphone et adresse email lorsqu'ils figurent au document, ainsi que l'ensemble des conditions financières du bail.
• Assistant BailPilot : les données de votre compte nécessaires à la réponse — références et caractéristiques des baux (loyers, dates, indices d'indexation), noms des bailleurs et des sociétés, sites et points de vente, échéances à venir, contentieux en cours (objet et montant), garanties et dépôts de garantie — ainsi que les questions que vous rédigez librement.

La base légale est l'exécution du contrat : ces traitements constituent le cœur des fonctionnalités souscrites. Les données transmises se limitent aux modules auxquels votre rôle vous donne accès.

9.2 Engagements du sous-traitant

Anthropic traite ces données pour le seul compte de BailPilot, dans le cadre des conditions commerciales de son API : les contenus transmis ne sont pas utilisés pour entraîner les modèles. Le traitement est réalisé sur l'infrastructure d'Anthropic (États-Unis, ou Union Européenne selon les conditions contractuelles en vigueur) et encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne (article 10).

9.3 Conservation

• Documents PDF déposés en vue d'une analyse : 90 jours, puis suppression automatique
• Résultats d'analyse rattachés à un bail : durée de l'abonnement
• Conversations avec l'assistant et journaux d'utilisation de l'IA : 12 mois

9.4 Vos droits sur ces traitements

Le recours à ces fonctionnalités relève de votre initiative : vous restez libre de ne pas déposer de document et de ne pas interroger l'assistant. Vous pouvez demander la suppression de vos conversations et des résultats d'analyse à contact@bailpilot.com, et exercer l'ensemble des droits décrits à l'article 7. Les analyses et réponses produites sont des aides à la décision : elles ne donnent lieu à aucune décision automatisée produisant des effets juridiques au sens de l'article 22 du RGPD et doivent être vérifiées par vos soins.

10. Transferts hors Union Européenne

Les données du service sont hébergées dans l'Union Européenne (Supabase). Deux traitements peuvent donner lieu à un transfert hors UE :

• Anthropic (analyse des documents et assistant IA, article 9) : traitement réalisé aux États-Unis ou dans l'Union Européenne selon les conditions contractuelles applicables.
• Google Ireland Limited (mesure d'audience du site public, uniquement en cas de consentement, article 8) : des transferts vers les États-Unis peuvent intervenir.

Ces transferts sont encadrés par les clauses contractuelles types (CCT) adoptées par la Commission européenne, complétées le cas échéant par les mécanismes de certification applicables au destinataire.

11. Réclamation

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL (Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés) :

• CNIL — 3 Place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07
• www.cnil.fr

12. Modifications

La présente politique peut être mise à jour à tout moment. En cas de modification substantielle, les utilisateurs seront informés par email ou notification dans l'application. La date de dernière mise à jour est indiquée en haut de cette page.