BailPilot vs Excel : qui pilote vraiment vos baux ?
70 % des enseignes multi-sites gèrent encore leurs baux commerciaux sur Excel. Voici pourquoi cette approche coûte des milliers d'euros chaque année — et ce qui change avec BailPilot.
Excel
Solution généraliste, gratuite, familière. Mais pensée pour des tableaux ponctuels, pas pour piloter un portefeuille immobilier vivant.
- Gratuit (ou intégré à Office 365)
- Familier de tous
- Aucune automatisation des indices INSEE
- Aucun rappel d'échéance
- Pas d'IA, pas d'extraction de bail
- Risque de perte / corruption de fichier
- Multi-utilisateurs : conflits fréquents
BailPilot
Plateforme spécialisée, propulsée par l'IA. Conçue pour les enseignes multi-sites qui veulent automatiser, sécuriser et économiser.
- Analyse IA d'un bail PDF en 30 secondes
- Indices INSEE synchronisés automatiquement
- Alertes intelligentes 90/60/30/7 jours
- Coût d'occupation et taux d'effort temps réel
- Application mobile + accès multi-utilisateurs
- Économies moyennes constatées : 12 800 €/an
- Investissement (à partir d'un devis sur mesure)
Comparatif détaillé fonctionnalité par fonctionnalité
Tout ce qu'Excel ne fait pas (ou très mal), et que BailPilot fait nativement.
Centralisation des baux
Analyse & extraction
Indexation des loyers
Échéances & alertes
Pilotage financier
Mobilité & terrain
Sécurité & conformité
Les 5 raisons pour lesquelles Excel finit toujours par coûter cher
Les indexations passent à la trappe (et vous payez trop)
67 % des preneurs ne vérifient jamais l'indexation appliquée par leur bailleur. Sur Excel, il faut suivre manuellement les indices INSEE chaque trimestre, recalculer les variations, comparer avec ce qui est facturé. Personne ne le fait. Résultat : des milliers d'euros de trop-perçu chaque année par site.
Une échéance ratée = 3 ans de bail reconduit automatiquement
Le préavis d'une triennale se donne 6 mois avant la date d'échéance. Sur Excel, vous mettez un rappel… ou pas. Une seule date oubliée et vous êtes engagé pour 3 ans supplémentaires sans pouvoir renégocier. C'est l'erreur la plus coûteuse en gestion de baux commerciaux.
Les fichiers se perdent, se corrompent, se contredisent
« Bauxv2-final-DEFINITIF-Marie-OK.xlsx » : ça vous parle ? Quand 5 personnes éditent le même fichier, on ne sait plus quelle version est la bonne. Et le jour où le disque dur lâche, tout part avec lui.
Aucune visibilité sur le coût réel
Pour calculer le coût d'occupation total d'un site (loyer + charges + TF + assurance), il faut agréger des données dispersées dans 4 fichiers différents. Pour le faire sur 30 sites, c'est une journée de travail. Et c'est obsolète dès le lendemain.
Impossible de dormir tranquille
Avec Excel, le pilotage de votre parc dépend entièrement de la mémoire et de la rigueur d'une seule personne. Si elle part en vacances, en arrêt maladie, ou démissionne, la connaissance s'évapore avec elle.
Le vrai coût d'Excel pour un parc de 30 sites
Estimation moyenne sur 30 sites. Le ROI de BailPilot est typiquement atteint dès le 2e mois d'utilisation.
Prêt à passer d'Excel à BailPilot ?
Importez vos PDF, l'IA fait le reste. Premier bail analysé en 30 secondes, parc complet en 1 journée.