Toutes les fonctionnalités du logiciel de gestion de baux commerciaux
De l'analyse IA de bail PDF à la négociation, en passant par l'indexation ILC/ILAT, les échéances 3/6/9 et l'export FEC : BailPilot couvre l'intégralité du cycle de vie de vos baux.
Fonctionnalité
Analyse de bail par intelligence artificielle
Extrayez toutes les informations d'un bail PDF en quelques secondes
Notre IA analyse vos baux commerciaux, avenants, indexations de loyer et tout document lié à vos contrats. Elle extrait automatiquement les parties (preneur, bailleur avec SIRET), les dates clés, loyers, charges, dépôt de garantie, clauses et indice d'indexation. Vous obtenez un score d'équilibre sur 10, des points d'attention et des recommandations de négociation personnalisées.
Ne manquez plus jamais une date clé de vos baux 3/6/9
BailPilot génère automatiquement 10 types d'échéances basées sur le Code de commerce : fin de bail (Art. L.145-9), triennales (Art. L.145-4), préavis, renouvellement (Art. L.145-10), révision de loyer, régularisation de charges (Loi Pinel, Art. L.145-40-2), dépôt de garantie, prescription (Art. L.145-60) et déplafonnement (Art. L.145-34). Chaque échéance dispose d'alertes paramétrables à 90, 60, 30, 15 et 7 jours.
10 types d'échéances automatiques
Alertes à 90, 60, 30, 15 et 7 jours
Export calendrier ICS (Google, Outlook)
Références légales vérifiées via Légifrance
Fonctionnalité
Indexation de loyer ILC, ILAT, IRL et ICC
Calcul automatique et vérification de conformité de vos révisions de loyer
BailPilot synchronise automatiquement les indices INSEE (ILC, ILAT, IRL, ICC) depuis 2000 et calcule l'historique d'indexation année par année depuis la signature de chaque bail. La formule légale est appliquée : nouveau loyer = loyer précédent × (indice nouveau / indice ancien). Le plafonnement est géré automatiquement si défini dans le bail. Chaque calcul est auditable et vérifiable.
Indices INSEE synchronisés automatiquement
Historique d'indexation depuis la signature
Plafonnement automatique
Vérification de conformité
Fonctionnalité
Réconciliation des charges locatives
Rapprochement tripartite : attendu vs appelé vs payé
BailPilot compare automatiquement les montants attendus (selon le bail), les montants appelés (par le bailleur) et les montants réellement payés. Les écarts sont détectés et signalés. Les quittances manquantes sont identifiées. L'export comptable au format FEC (Fichier des Écritures Comptables) est disponible pour transmission directe à votre expert-comptable.
Détection automatique des écarts
Identification des quittances manquantes
Export FEC pour la comptabilité
Suivi du dépôt de garantie
Fonctionnalité
CRM bailleurs et gestion des contacts
Centralisez les informations de vos propriétaires et intervenants
Chaque bailleur dispose d'une fiche complète : raison sociale, SIRET, coordonnées, type (privé, SCI, foncière, institutionnel), qualité de la relation. Gérez les contacts (ajout, suppression, principal/secondaire) et l'historique des échanges (emails, appels, courriers, réunions, LRAR). Les intervenants techniques sont organisés par métier et zone géographique avec évaluations.
Fiche bailleur complète et modifiable
Gestion des contacts
Historique des échanges
Annuaire intervenants par métier
Fonctionnalité
Interventions et intervenants
Workflow de la demande au règlement avec annuaire métier
Gérez l'intégralité du cycle de vie d'une intervention : de la demande initiale au règlement, en passant par le devis, la planification et la réception. L'annuaire des intervenants est organisé par métier et zone géographique avec évaluations.
Workflow complet de la demande au règlement
Annuaire intervenants par métier et zone
Suivi des devis et factures
Historique complet par site
Fonctionnalité
Carte interactive des sites commerciaux
Visualisez votre parc immobilier sur une carte OpenStreetMap
Tous vos sites sont géolocalisés automatiquement via l'API Adresse du gouvernement français. La carte interactive affiche chaque site avec son loyer actuel, le bailleur associé et un lien direct vers la fiche détaillée. Filtrez par type de local (boutique, restaurant, bureau, entrepôt), par statut (actif, en travaux, fermé) ou par recherche libre.
Géocodage automatique des adresses
Popups avec loyer et bailleur
Filtres par type et statut
Regroupement par région
Fonctionnalité
Pilotage financier et coût d'occupation
Dashboard KPI, ratios financiers et simulation
Le dashboard temps réel affiche vos KPI essentiels : nombre de baux actifs, loyer mensuel total, coût d'occupation, alertes critiques. Le coût d'occupation consolidé par site inclut loyer, charges, taxe foncière et assurance. Saisissez votre chiffre d'affaires pour calculer automatiquement le taux d'effort locatif (loyer/CA) et le taux d'occupation (coût total/CA).
Dashboard KPI en temps réel
Taux d'effort locatif (seuil : <10%)
Coût d'occupation par m²
Simulation financière
Fonctionnalité
Pipeline de négociation Kanban
Suivez vos négociations de bail étape par étape
Le pipeline Kanban organise vos négociations en 6 étapes : identification, analyse, contact bailleur, offre envoyée, contre-offre, accord. Chaque carte affiche le bail associé, le loyer actuel, le loyer cible, les économies potentielles et la date d'échéance. Modifiez le loyer cible et les notes directement sur les cartes. Filtrez par bailleur ou par région.
6 étapes de négociation
Loyer cible et économies calculées
Édition inline des notes
Filtrage par bailleur et région
Fonctionnalité
Score de risque automatique par bail
Identifiez en un coup d'oeil les baux nécessitant votre attention
Chaque bail reçoit un score de risque de 0 à 100 calculé à partir de 7 facteurs pondérés : proximité d'échéance, évolution du loyer, variation d'indexation, échéances en retard, garanties manquantes, contentieux actifs et score d'équilibre IA. Le score est affiché sur la fiche bail et dans la liste globale avec un code couleur (faible, modéré, élevé, critique).
Score 0-100 avec 7 facteurs pondérés
Code couleur faible/modéré/élevé/critique
Détail des facteurs cliquable
Alerte baux dérogatoires (Art. L145-5)
Fonctionnalité
Module contentieux
Suivez vos procédures juridiques et provisionnez les risques
Tracez l'intégralité de vos contentieux liés aux baux commerciaux : loyers impayés, contestations d'indexation, travaux, restitution de dépôt, résiliation, éviction. Chaque dossier inclut la juridiction, la référence, les coordonnées de l'avocat, les montants en litige et les provisions comptables. 9 statuts de suivi de la médiation au jugement.
8 types de contentieux
Suivi avocat et juridiction
Montants litige vs provisionné
9 statuts de procédure
Fonctionnalité
Workflow de validation multi-niveaux
Circuit d'approbation paramétrable pour vos décisions immobilières
Soumettez vos décisions stratégiques (renouvellement, résiliation, renégociation, nouveaux baux, travaux) à un circuit de validation multi-niveaux : N1 → N2 → Final. Chaque niveau d'approbation est horodaté avec un commentaire. L'indicateur visuel de progression montre instantanément l'état d'avancement de chaque demande.
7 types de décisions
3 niveaux d'approbation
Progression visuelle N1→N2→Final
Commentaires par niveau
Fonctionnalité
Enrichissement par données publiques françaises
5 APIs gouvernementales intégrées pour enrichir vos données automatiquement
BailPilot s'interconnecte gratuitement avec 5 APIs publiques françaises : la Base Adresse Nationale (BAN) pour l'autocomplétion d'adresses, l'API SIRENE pour la recherche d'entreprises par SIRET, l'API DVF pour les prix des transactions immobilières commerciales à proximité, l'API DPE de l'ADEME pour les diagnostics énergétiques tertiaires, et l'API Géorisques du BRGM pour les risques naturels et technologiques.
Autocomplétion d'adresse (BAN)
Auto-remplissage bailleur par SIRET (SIRENE)
Prix immobilier commercial par zone (DVF)
Risques naturels & DPE tertiaire
Fonctionnalité
Cautions & dépôts de garantie
Suivez vos dépôts de garantie, cautions bancaires et cautions à première demande
Centralisez le suivi de toutes les sûretés liées à vos baux : dépôts de garantie, cautions bancaires, cautions à première demande, cautions solidaires. Suivez les dates d'expiration, les montants immobilisés, le coût de portage annuel et le statut de restitution. Alertes automatiques à l'approche des échéances.
5 types de cautions suivis
Dates d'expiration avec alertes
Coût de portage calculé
Statut de restitution
Fonctionnalité
Décret tertiaire et performance énergétique
Pilotez vos obligations de réduction de consommation énergétique
Conformez-vous au décret tertiaire (décret n° 2019-771) avec le suivi par site : surface assujettie, consommation de référence, objectifs 2030/2040/2050, DPE actuel et annexe verte. Le calcul automatique de l'écart par rapport aux objectifs identifie les sites en retard. Les données sont enrichies par l'API DPE de l'ADEME pour votre code postal.
Objectifs 2030/2040/2050 par site
Calcul d'écart automatique
DPE A-G avec codes couleurs
Enrichi par les données ADEME
Fonctionnalité
Conformité réglementaire par site
Suivez les obligations ERP, accessibilité PMR, CDAC et autorisations
Centralisez le suivi de toutes les obligations réglementaires par site : sécurité incendie ERP, accessibilité PMR, autorisation CDAC, licence débit de boisson, enseigne. Chaque obligation est datée (obtention, expiration) avec un organisme de référence. Les lignes sont mises en surbrillance quand l'expiration approche à moins de 90 jours.
7 types de conformité
Alertes expiration 90 jours
Suivi organisme et référence
Mise en surbrillance des urgences
Fonctionnalité
Due diligence à l'acquisition
Checklist automatisée pour le rachat de fonds de commerce
Lors de l'acquisition d'un fonds de commerce, la checklist pré-remplie de 11 items couvre 4 catégories : juridique (bail vérifié, contentieux, clauses atypiques), financier (loyer/marché, charges, indexations), technique (état des locaux, conformité ERP, DPE) et réglementaire (autorisations, CDAC). Chaque item peut être validé (OK, KO, en cours, N/A) avec un commentaire.
Gérez la refacturation du loyer aux filiales, franchisés ou sous-locataires
Suivez vos flux de refacturation : sous-location, refacturation franchise, refacturation filiale, quote-part de charges. Chaque refacturation indique le montant mensuel, la marge appliquée, le destinataire et les dates de validité. Les KPI en haut de page affichent le total mensuel actif, le nombre de refacturations et la marge moyenne.
4 types de refacturation
Calcul de marge automatique
KPI total mensuel et marge moyenne
Suivi des dates de validité
Fonctionnalité
Performance loyer / CA (taux d'effort)
Suivez le ratio loyer/chiffre d'affaires par site dans le temps
Saisissez le chiffre d'affaires annuel de chaque site et BailPilot calcule automatiquement le taux d'effort locatif (loyer annuel / CA × 100). Le graphique compare tous vos sites avec un seuil de référence à 10%. Le tableau historique montre l'évolution du taux année par année, avec détection des tendances (hausse/baisse).
Taux d'effort par site
Seuil de référence 10%
Historique année par année
Détection des tendances
Fonctionnalité
Assistant IA conversationnel
Votre expert en baux commerciaux disponible 24/7
L'Assistant BailPilot est un chatbot spécialisé en baux commerciaux, intégré à vos données. Posez des questions sur vos baux, demandez des calculs d'indexation, des rédactions de courriers ou des synthèses de portefeuille. Trois niveaux de permissions : Demander (chaque action nécessite votre validation), Auto (actions exécutées automatiquement) et Lecture seule (consultation uniquement).
3 niveaux de permissions (Demander / Auto / Lecture seule)
12 outils intégrés (recherche, calcul, rédaction)
Guide d'utilisation de BailPilot intégré
Veille juridique baux commerciaux
Fonctionnalité
Export comptable FEC
Transmettez vos données de charges et loyers à votre expert-comptable
BailPilot génère un export FEC conforme (Art. A47 A-1 du LPF) de vos écritures de loyers et charges. Importez le FEC de votre logiciel comptable pour rapprocher les montants. Les justificatifs de charges (quittances, appels de fonds, régularisations) sont centralisés et associés aux écritures.
Export FEC conforme Art. A47 A-1
Import FEC pour rapprochement
Justificatifs de charges centralisés
Fonctionnalité
Intelligence proactive
Alertes automatiques, détection d'anomalies et rapports mensuels
BailPilot surveille vos baux en continu et vous alerte proactivement : alertes de renouvellement 3 à 12 mois avant l'expiration, détection d'anomalies d'indexation (variation >10% ou <-5%), alertes de charges inhabituelles (écart >20% et >500 €) et rapport mensuel de synthèse automatique le 1er de chaque mois.