État des lieux d'un bail commercial : entrée, sortie et contentieux

Pas d'état des lieux à l'entrée ? Vous êtes présumé avoir reçu le local en parfait état.

C'est l'une des présomptions les plus dangereuses du droit immobilier. Si aucun état des lieux n'a été réalisé lors de votre entrée dans le local, l'article 1731 du Code civil présume que vous avez reçu les locaux en bon état de réparations locatives.

Concrètement ? À votre départ, le bailleur pourra vous imputer toutes les dégradations constatées, même celles qui existaient avant votre arrivée. Et vous n'aurez aucun moyen de prouver le contraire.

Depuis la loi Pinel, l'état des lieux est obligatoire. Mais dans les faits, beaucoup de baux signés avant 2014 n'en ont pas. Et même pour les baux récents, l'état des lieux est souvent bâclé.

L'obligation légale (Art. L.145-40-1)

Ce que dit la loi

L'article L.145-40-1 du Code de commerce, introduit par la loi Pinel, impose la réalisation d'un état des lieux contradictoirement et amiablement :

• Lors de la prise de possession des locaux par le locataire (entrée)
• Lors de la restitution des locaux par le locataire (sortie)

Contradictoirement : les deux parties présentes

L'état des lieux doit être réalisé en présence du bailleur et du preneur (ou de leurs représentants). Un état des lieux réalisé unilatéralement n'a aucune valeur.

Amiablement : par accord entre les parties

Idéalement, les deux parties se mettent d'accord sur le contenu. Si c'est impossible, l'état des lieux est réalisé par un commissaire de justice (ex-huissier). Les frais sont alors partagés par moitié.

L'état des lieux d'entrée : votre assurance-vie

Ce qu'il doit contenir

Un état des lieux complet décrit chaque pièce du local :

Pour chaque pièce :

• État des murs (peinture, fissures, taches, humidité)
• État des sols (revêtement, usure, taches)
• État des plafonds (peinture, faux plafond, spots)
• État des menuiseries (portes, fenêtres, volets, serrures)
• État des équipements (prises, interrupteurs, radiateurs, climatisation)
• Observations particulières (dégâts préexistants, vétusté)

En plus :

• Les relevés de compteurs (eau, électricité, gaz)
• L'inventaire des clés remises
• L'état des parties communes accessibles
• Les photos datées et annexées

Les photos : votre meilleure protection

Un état des lieux écrit est bien. Un état des lieux avec photos est infiniment mieux.

Bonnes pratiques :

• Photographiez chaque pièce sous plusieurs angles
• Prenez des photos de détail pour les défauts existants (fissure, tache, rayure)
• Horodatez les photos (la date est dans les métadonnées EXIF)
• Annexez les photos à l'état des lieux signé
• Conservez les originaux pendant toute la durée du bail (et au-delà)

Un smartphone suffit. Pas besoin d'un photographe professionnel. L'important, c'est l'exhaustivité et la date.

Les erreurs à éviter

Erreur 1 : signer sans vérifier. Prenez votre temps. L'état des lieux prend 30 minutes à 1 heure pour un local de 100-200 m². Ne signez pas un document pré-rempli sans vérification sur place.

Erreur 2 : ne pas mentionner les défauts. Un mur fissuré, un robinet qui fuit, une prise qui ne fonctionne pas — tout doit être noté. Si ce n'est pas dans l'état des lieux, c'est considéré comme inexistant à l'entrée.

Erreur 3 : oublier les extérieurs. Si votre bail inclut une terrasse, un parking, un local poubelle — inspectez-les aussi.

L'état des lieux de sortie : le moment de vérité

Le comparatif entrée/sortie

L'état des lieux de sortie est comparé point par point avec celui d'entrée. Les différences sont classées en trois catégories :

1. L'usure normale (non facturable)

• Jaunissement naturel des peintures
• Légères marques d'usage sur les sols
• Usure des poignées de porte et des serrures
• Ternissement des vitres

Le preneur n'est pas responsable de l'usure normale. C'est la conséquence naturelle de l'utilisation du local pendant 9 ans.

2. Les dégradations (facturables)

• Trous dans les murs non rebouchés
• Sol endommagé (rayures profondes, taches indélébiles)
• Équipements cassés ou manquants
• Modifications non autorisées

Les dégradations sont chiffrées et retenues sur le dépôt de garantie.

3. Les améliorations (situation spéciale)

• Peinture refaite plus récemment
• Sol remplacé par un revêtement de meilleure qualité
• Climatisation ajoutée
• Isolation améliorée

Les améliorations sont rarement indemnisées au preneur (sauf clause du bail). Par défaut, elles accèdent au bailleur — c'est l'accession immobilière.

Les réparations locatives : votre obligation

Avant de quitter le local, vous devez effectuer les réparations locatives à votre charge (article 605 du Code civil) :

• Reboucher les trous dans les murs
• Repasser un coup de peinture si nécessaire
• Remplacer les vitres cassées
• Remettre en état les sols endommagés

Si vous ne le faites pas, le bailleur fera réaliser les travaux et les retiendra sur votre dépôt de garantie — souvent à un coût supérieur à ce que vous auriez payé vous-même.

Les litiges : comment se protéger

En cas de désaccord sur l'état de sortie

Option 1 : l'expert amiable. Les parties désignent ensemble un expert qui tranche les points de désaccord. Plus rapide et moins cher qu'un procès.

Option 2 : l'expertise judiciaire. Si l'accord amiable est impossible, le tribunal désigne un expert judiciaire. Son rapport fait foi.

Option 3 : le tribunal. En dernier recours, le juge tranche sur la base des preuves (états des lieux, photos, devis, factures).

Les clés de la preuve

Le preneur gagne le litige s'il peut prouver que les dégradations existaient avant son entrée. D'où l'importance capitale de l'état des lieux d'entrée avec photos.

Le bailleur gagne s'il prouve que les dégradations sont imputables au preneur et ne relèvent pas de l'usure normale.

Comment BailPilot aide

BailPilot permet de classer les documents d'état des lieux dans les catégories personnalisables de chaque bail. L'analyse IA peut extraire les informations clés des documents scannés.

Les échéances de fin de bail incluent automatiquement un rappel pour préparer l'état des lieux de sortie — avec suffisamment d'avance pour effectuer les réparations locatives.

Ce qu'il faut retenir

• L'état des lieux est obligatoire depuis la loi Pinel (Art. L.145-40-1)
• Sans état des lieux d'entrée → présomption de bon état (Art. 1731)
• Prenez des photos systématiquement, datées et annexées
• Notez tous les défauts, même mineurs
• À la sortie, effectuez les réparations locatives avant la visite
• En cas de litige, les photos d'entrée sont votre meilleure preuve
• Conservez tout pendant toute la durée du bail + 5 ans

Cas pratique : 8 400 € de retenues évitées grâce à l'état des lieux d'entrée

Contexte : Restaurant rapide à Bordeaux, bail signé en 2018, dépôt de garantie de 6 800 € (2 mois). À la sortie en 2024, le bailleur prétend que la cuisine est dégradée et veut retenir 8 400 € sur le dépôt + 1 600 € de complément.

Ce qui a sauvé le preneur :

• Un état des lieux d'entrée détaillé avec 47 photos horodatées annexées au procès-verbal d'entrée.
• Plusieurs photos montraient déjà : carrelage fendu sous la friteuse (depuis 2018), tâches sur le mur d'évier, peinture écaillée derrière les frigos.

Procédure :

1. Mois 1 : LRAR au bailleur avec extraits du procès-verbal d'entrée + photos correspondantes.
2. Mois 2 : le bailleur revient avec une proposition à 1 200 € (uniquement les dégradations vraiment imputables au preneur).
3. Mois 3 : signature d'un protocole transactionnel à 800 € de retenue. Restitution de 6 000 € sous 8 jours.

Économie : 8 400 €, à rapprocher du coût d'un état des lieux d'entrée détaillé avec photos (~150 €).

Les 7 erreurs à ne pas commettre lors d'un état des lieux

1. Faire confiance à l'« usage » — chaque pièce doit être inspectée même si elle vous semble en bon état. Un détail oublié peut vous coûter cher 9 ans plus tard.

1. Signer sans relire — relisez chaque ligne du procès-verbal. Toute mention « bon état » que vous signez vous engage. Demandez modifications avant signature.

1. Ne pas prendre de photos — sans photo datée, la valeur juridique de l'état des lieux est divisée par 10. Un état des lieux écrit sans photos est insuffisant en cas de litige.

1. Faire l'état des lieux le jour de la remise des clés — vous êtes pressé, le bailleur aussi. Vous laissez passer des défauts. Faites-le 2-3 jours avant la remise officielle.

1. Refuser l'état des lieux contradictoire à la sortie — c'est une erreur fatale. Si le bailleur refuse de venir, faites établir un constat d'huissier (~250 €). C'est le seul moyen de figer l'état du local sans le bailleur.

1. Confondre vétusté et dégradation — la vétusté (usure normale du temps) n'est pas à votre charge. Un sol qui s'use sur 9 ans, ce n'est pas de la dégradation, c'est de la vétusté. Les magistrats appliquent en général une grille de vétusté inspirée de celle de la CNL pour l'habitation.

1. Oublier les annexes techniques — chaudière, climatisation, système d'alarme, ventilation : ces éléments doivent figurer dans l'état des lieux avec leur référence et leur date d'entretien. Sans cela, le bailleur peut vous reprocher leur état à la sortie.

FAQ sur l'état des lieux commercial

L'état des lieux peut-il être réalisé par le seul bailleur ?

Non. L'état des lieux doit être contradictoire : preneur et bailleur (ou leurs représentants) doivent être présents et signer ensemble. Si le bailleur refuse de venir, vous pouvez le mettre en demeure et faire établir un constat d'huissier qui aura la même valeur juridique.

Combien coûte un constat d'huissier ?

Entre 150 et 350 € selon la surface et la complexité du local. C'est un investissement rentable comparé aux retenues abusives potentielles. L'huissier se déplace avec un appareil photo et établit un procès-verbal d'état des lieux qui fait foi devant les tribunaux.

Qu'est-ce que la « vétusté » et qui en est responsable ?

La vétusté est l'usure normale du local liée au temps et à l'usage normal. Elle est toujours à la charge du bailleur. Une moquette usée après 9 ans, une peinture défraîchie, un robinet qui goutte légèrement : ce n'est pas de la dégradation, c'est de la vétusté.

Le bailleur peut-il refuser des modifications du procès-verbal ?

Oui, mais vous pouvez refuser de signer. Si vous n'êtes pas d'accord avec une mention, ne signez pas. Demandez la modification ou ajoutez une réserve manuscrite avant votre signature. Sans signature, le document n'a pas de valeur juridique.

Combien de temps avant la fin du bail dois-je préparer la sortie ?

Au minimum 6 mois. Cela vous laisse le temps de : (1) faire un état des lieux préparatoire avec un professionnel, (2) effectuer les réparations locatives, (3) organiser la visite avec le bailleur. Une sortie bâclée = retenues sur dépôt garanties.

Mon bail ne mentionne pas d'état des lieux. Est-il quand même obligatoire ?

Oui, depuis la loi Pinel (2014). L'état des lieux est obligatoire pour tous les baux commerciaux conclus ou renouvelés depuis le 20 juin 2014 (Art. L.145-40-1 du Code de commerce). Les baux antérieurs n'y sont pas soumis sauf renouvellement.

Ressources officielles

• Code de commerce, Article L.145-40-1 (état des lieux obligatoire) : https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000029102155
• Code civil, Article 1730 et 1731 (présomption de bon état et restitution) : https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006442849
• Grille de vétusté de référence (à adapter du résidentiel au commercial)